Einfache Buchführung für kleine Betriebe und Firmen

Zu den nicht buchführungspflichtigen Firmen zählen Freiberufler und Nicht-Kaufleute. Ebenso zählen Einzelkaufleute dazu, die einen Jahresüberschuss in Höhe von 50.000 Euro und deren Umsatzerlöse in zwei hintereinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 500.000 Euro erzielt haben. Land- und Forstwirte zählen nur dann dazu, wenn sie nicht als Kaufleute gelten. Die Nicht-Kaufleute sind so zu definieren, dass sie ein Handelsgewerbe mit überschaubaren, strukturierten und transparenten Geschäftsbeziehungen besitzen.

Für gängige Geschäftsvorgänge, wie zum Beispiel Miete, Telefon, Büromaterialien, etc. werden bei der einfachen Buchführung so genannte Konten eingerichtet. Dieses kann beispielsweise in Tabellenform geschehen. Hier werden dann die Einnahmen und Ausgaben innerhalb der einzelnen Konten erfasst. Zu beachten ist hier, dass diese Erfassung der Einnahmen und Ausgaben in zeitlicher Reihenfolge stattfinden muss. Zudem werden auch die Buchungen von Bankkonten und Kasse erfasst. Dagegen wird das Betriebsvermögen, wie zum Beispiel Material, Maschinen, bestehende Forderungen, Bankguthaben, etc. nicht erfasst. Auch Schulden, Darlehen sowie Verbindlichkeiten der Betriebe werden nicht erfasst. Auch die Anschaffungskosten für teure und über viele Jahre genutzte sowie abzuschreibende Anlagegüter, wie zum Beispiel ein Firmenwagen werden hier nicht berücksichtigt. Indes müssen geringwertige Wirtschaftsgüter, die unter 150 Euro liegen, sofort abgeschrieben werden. Dies geschieht durch die Erfassung des Nettowertes ohne Umsatzsteuer. Für angeschaffte Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von über 150 Euro bis 1.000 Euro (ohne die Umsatzsteuer) muss eine Poolbildung für diese Wirtschaftsgüter erfolgen. Dies erfolgt einmal jährlich. So gilt für diesen Pool eine Abschreibungsdauer von maximal 5 Jahren. Des Weiteren werden steuerrechtlich die zuvor genannten Wirtschaftsgüter nur mit dem Abschreibungsvolumen als Betriebsausgabe berücksichtigt. Hierzu muss alsdann eine spezielle Übersicht oder Tabelle erstellt werden.

Die Aufzeichnungen der einfachen Buchführung bestehen mindestens aus einem Journal. Hierin werden dann alle Einnahmen auf dem Geschäftskonto oder auch in bar sowie die Ausgaben erfasst. Wichtig zu erwähnen ist hier noch einmal, dass die Eingaben chronologisch sowie lückenlos stattfinden müssen. Zudem sollten die Belege ebenso chronologisch abgeheftet werden. Der Fokus der Tabelle liegt immer auf den Einnahmen und Ausgaben. Wie die Zahlungen erfolgen, also unbar oder bar, spielt eine untergeordnete Rolle.

Die Auswertung der einfachen Buchführung geschieht durch die so genannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Dies bedeutet eine Gegenüberstellung der Einnahmen und Ausgaben des Betriebes. Für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung hält das Finanzamt einen entsprechenden amtlichen Vordruck bereit, den die Betriebe ausfüllen und abgeben müssen. Sollten die Einnahmen unterhalt der Grenze von 17.500 € liegen, kann die Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch nach einem beliebigen Schema gegliedert werden. Um einen Unternehmensgewinn handelt es sich dann, wenn die Einnahmen höher sind, als die Ausgaben.