Als Kleinunternehmer richtige Lohnbuchhaltung lernen

Wenn man ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern neu gründen will, muss man sich viele Fähigkeiten aneignen, die mit dem ursprünglichen Beruf nicht viel zu tun haben. Als Handwerker reicht es nicht, die handwerkliche Arbeit zu können und Mitarbeiter anzuweisen. Man muss auch die Papiere der Firma bearbeiten können. Eine Anmeldung des Unternehmens bei den Verwaltungen ist der erste Schritt, zusätzlich muss auch das Finanzamt über die Firmengründung informiert werden. Dann muss im Voraus geplant werden, in welchem Umsatzbereich die Firma tätig sein will und kann. Kleinere Firmen erhalten einige Sonderrechte, doch bei einer Firma mit einigen Mitarbeitern ist die Grenze für diese Sonderrechte kaum einzuhalten. Jemand in der Firma muss wissen, wie die Buchhaltung der Umsätze, Investitionen und Löhne korrekt abgewickelt wird.

Bei der Lohnbuchhaltung gibt es Unterschiede zwischen den Angestellten. Es gibt Vollzeitkräfte, Aushilfen, Auszubildende, Praktikanten, Zeitarbeitskräfte, Halbzeitkräfte und so weiter. Für jede Anstellungsform gelten andere Regeln der Steuerlasten und Sozialbeiträge. Die Anzahl der Arbeitsstunden muss exakt angegeben werden, Überstunden müssen ermittelt und Urlaubstage verrechnet werden. Wer sich noch nie zuvor mit Buchhaltung beschäftigt hat, kann bei dem ersten Versuch die Lohnbuchhaltung zu führen, auf große Wissenslücken stoßen. Der Lohnbuchhalter weiß zum Beispiel, wie viele Überstunden ein Mitarbeiter, der nur als Halbzeitkraft eingestellt ist, machen darf, bevor die Behörden verlangen, dass die Sozialleistungen aufgestockt werden müssen. So kann eine zusätzliche Arbeitsstunde bei dem einen Mitarbeiter den normalen Stundenlohn kosten, bei einem anderen einen kompletten Sozialbeitrag.

Mit einer guten Buchführung ist es möglich, Fehler im Dienstplan wieder auszugleichen. Doch immer sollte der Lohnbuchhalter auch einen Überblick über die Diensteinteilungen haben und diese ändern können. In einem kleineren Unternehmen ist es immer besser, wenn auch der Chef gelernt hat, diese Regeln anzuwenden. So lassen sich teure Fehlberechnungen vermeiden. Ein eigens eingestellter Lohnbuchhalter lohnt sich bei kleinen Unternehmen oft noch nicht.