Um Auseinandersetzungen vorzubeugen, dient ein kostenloser Untermietvertrag als Grundlage, die den Vorgaben des Hauptmietvertrages angepasst werden müssen. Die Zustimmung des Eigentümers muss gegeben sein.
Ein kostenloser Untermietvertrag kann im Internet als Vordruck heruntergeladen werden. Bevor man diesen abschließen kann, ist auf jeden Fall die Zustimmung des Vermieters notwendig. Untermieter, die einen entsprechenden Vertrag unterschreiben, sollten auf die Vorlage einer schriftlichen Einverständniserklärung des Wohnungseigentümers bestehen. Genaue Auskünfte über die wenigen Ausnahmen, die nicht die Zustimmung des Besitzers voraussetzen, sollten erfragt werden.
Beide Parteien (Hauptmieter und Untermieter), zwischen denen der Vertrag abgeschlossen werden soll, müssen genannt werden und den Vertrag unterzeichnen. Da aber in diesem Fall der Hauptmieter derjenige ist, der Wohnraum zur Verfügung stellt, ist die Angabe der Adresse des Hauptmieters wichtig. Der Vertrag muss den Vorgaben und Punkten des Mietvertrages, den der Hauptmieter erhalten hat, entsprechen und darf nicht in entscheidenden Details davon abweichen. Grundsätzlich ist bei der Kündigungsfrist zu beachten, dass ein Untermieter ohne Weiteres fristlos gekündigt werden kann, was bei einem Hauptmietvertrag nicht möglich ist. Dieses gilt auch dann, wenn in dem Vertrag eine Kündigungsfrist bezüglich der Zustellung und der zeitlichen Frist bis zum Auszug (Wochen oder Monate) festgesetzt wurde – ein Untermieter kann jederzeit ohne Angabe von Gründen des Wohnraumes verwiesen werden. Um diese vertraglichen Details rechtskräftig formulieren zu können, ist ein kostenloser Untermietvertrag als Vordruck geeignet.
Grundsätzlich muss aus dem Untermietvertrag genau hervorgehen, welcher Wohnraum (in Angabe der überlassenen Wohnraumfläche in Quadratmeter) dem Untermieter zur Verfügung gestellt wird und welche Räume (WC, Küche etc.) gemeinsam genutzt werden dürfen. Welche Anteile in dem Mietpreis für die Nebenkosten und den Strom- oder Wasserverbrauch vereinbart worden sind, gehören als prozentuale Auflistung in dem Vertrag angeben. Die Nutzung von Telefon oder Internetzugang sollte ebenfalls schriftlich geklärt sein. Ein kostenloser Untermietvertrag dient als Vorlage, der entweder direkt übernommen oder erweitert werden kann.