Unter welchen Umständen kann man Fahrtkosten absetzen?

Fahrtkosten werden im deutschen Steuerrecht als Reisekosten bezeichnet. Diese Aufwendungen können, wenn sie betrieblich oder beruflich veranlasst sind, steuerlich geltend gemacht werden. Bei Selbstständigen werden sie zu Betriebsausgaben, die zu den Werbungskosten zählen. Wer Fahrtkosten absetzen möchte, muss seine Ausgaben und Termine bei Geschäftsreisen und geschäftlichen Wegen genau dokumentieren können. Dazu müssen Belege und Quittungen für Benzinkosten, Hotelübernachtungen und Geschäftsessen gesammelt werden.

Zu den Reisekosten gehören im Einzelnen die Kosten für die Fahrt, die Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand, der mit pauschalen Beträgen abgegolten wird. Hintergrund dieses Verpflegungsmehraufwandes ist, dass angenommen wird, dass man sich auf Reisen nicht so kostengünstig wie am eigentlichen Arbeitsplatz mit Nahrung versorgen kann. Eine Geschäftsreise darf aber, um steuerlich voll anerkannt zu werden, nicht über eine gewisse Länge hinausgehen. In der Regel wird im deutschen Steuerrecht von einer maximalen Dauer von drei Monaten ausgegangen.

Wer Fahrtkosten absetzen möchte, sollte sich zunächst informieren, welche Kosten er absetzen kann und welche Nachweise er dafür erbringen muss. Generell steht es jedem Reisenden frei, mit welchem Verkehrsmittel er reisen möchte: Flugzeug, Mietwagen, Taxi, Zug oder das eigene Auto – alles ist möglich. Jedoch wird natürlich in den meisten Unternehmen darauf Wert gelegt, keine unnötigen Kosten zu produzieren. Die Wahl des Verkehrsmittels sollte den Verhältnissen entsprechen und es sollte möglichst die kostengünstigste Variante gewählt werden. In vielen Fällen spielen jedoch die Kosten eine untergeordnete Rolle, da es vor allem um die zeitlichen Aspekte geht. Zeit ist eben auch Geld. Viele Firmen stellen ihren Mitarbeitern auch Dienstwagen oder Mietautos zur Verfügung. Die Aufwendungen für diese von der Firma gestellten Autos kann der Reisende natürlich nicht abrechnen. Sie werden von dem Unternehmen getragen. Benutzt der Geschäftsreisende sein eigenes Auto, so stehen ihm verschiedene Abrechnungsmethoden zur Auswahl. Gebräuchlich ist die Abrechnung einer Kilometerpauschale.