Mit Dokumenten-Management Ordnung in das Chaos bringen

Wenn man über kein durchdachtes Prinzip für das eigene Dokumenten-Management verfügt, entsteht schnell Unordnung. Mithilfe des richtigen Ablagesystems kann man aber dauerhaft Abhilfe schaffen.


Wer keine grundlegende Ordnung in seinen Dokumenten, Briefen und Dateien am heimischen Schreibtisch oder am PC hat, bekommt schnell Probleme, wenn ein bestimmtes Schriftstück gesucht wird. Das liegt meistens in der Tatsache begründet, dass wichtige Briefe nicht ordentlich sortiert und abgeheftet werden und dass Dateien am PC ohne jedes System benannt und abgespeichert werden. Besonders, wenn es sich dabei um behördliche Dokumente oder um Garantie-Zertifikate handelt, kann es nicht nur Zeit, sondern auch Geld kosten, wenn man die entscheidenden Dokumente nicht rechtzeitig findet.

Mit einem durchdachten Dokumenten-Management kann man sich daher viel Ärger und unnötiges Suchen ersparen. Vor allem in der Anfangsphase erfordert es einige Anstrengung, Ordnung in das Chaos zu bringen und Routine in die neuen Ablageverfahren zu erlangen. Bereits nach kurzer Zeit zahlt sich dies aber aus.

Bevor man mit der Arbeit beginnt, sollte man sich darüber klar werden, welches Ordnungsprinzip für das Dokumenten-Management am besten geeignet ist und welche Verfahren man auch auf Dauer durchführen kann. Man sollte festlegen, ob man nach Themenbereichen wie „Büro“, „Privates“ und „Arbeit“ ordnet oder ob man die vielen Dokumente lieber den einzelnen Familienmitgliedern zuordnet. Sobald man dies festgelegt hat, kann mit der Sortierung begonnen werden. Zunächst sollte man sich einige Tage Zeit nehmen, alle vorhandenen Dokumente nach Datum in die entsprechenden Ordner einzuheften. Danach sollte man entscheiden, ob man zukünftig neue Dokumente sofort abheftet oder ob man sich Ablagen und Mappen anschafft, in denen man die Schriftstücke vorerst sammelt, um sie in regelmäßigen Abständen einzusortieren. Man sollte dies zur Routine werden lassen, indem man einen festen Tag mit Uhrzeit für diese Tätigkeit einräumt und man sollte besonders in der Anfangszeit keine Ausnahme machen.

Bei Dateien am PC empfiehlt sich ein ähnliches Prinzip, wobei man in diesem Fall schon beim Abspeichern für Ordnung sorgen kann. Sobald die entsprechenden Ordner angelegt sind, werden die Dateien gleich dort abgespeichert, statt erst auf dem Desktop abgelegt zu werden.