Moderner Büroservice: die virtuelle Sekretärin

Eine virtuelle Sekretärin erledigt sämtliche Arbeiten, die in einem Büro üblicherweise anfallen können. Sie kümmert sich um die Buchung von Reisen und organisiert Termine. Darüber hinaus werden Schreib- und Recherchearbeiten von ihr erledigt. Dieses moderne Dienstleistungsangebot ist ideal für Einzelunternehmer und kleine Betriebe, die sich keine Vollzeitkraft im Büro leisten können. Vorstellbar ist auch, dass eine Aufgabe von diesem Service übernommen wird, für die realen Bürokräften im Büroalltag die nötige Zeit fehlt. Dazu gehören umfangreiche Dateneingaben und Adressrecherchen.

Besonders sinnvoll kann eine virtuelle Sekretärin in Urlaubs- oder Krankheitszeiten eingesetzt werden. Wenn ein Kleinunternehmer sich für einige Wochen nicht um sein Geschäft kümmern kann, dann kann es durch die virtuelle Sekretärin stellvertretend fortgeführt werden. Es ist selbstverständlich, dass der virtuelle Service keine wichtigen Geschäftsentscheidungen treffen kann, aber die telefonische Erreichbarkeit bleibt dadurch gewährleistet. Kundenanfragen werden aufgenommen und dem Geschäftsführer anschließend eine detaillierte Gesprächsnotiz übermittelt. Die Inanspruchnahme dieses modernen Services ist gerade für mobile Manager hilfreich. In der heutigen Zeit wird das Internet immer häufiger für die Pflege von Geschäftskontakten genutzt. Dank des Computers ist das papierlose Büro in vielen Unternehmen zur Realität geworden. Deshalb ist die Auslagerung von Büroarbeiten an einen virtuellen Service unproblematisch. Wichtig sind konkrete Angaben, damit die Arbeiten von der virtuellen Sekretärin akzeptabel durchgeführt werden können.

Der Nachteil einer virtuellen Sekretärin ist, dass sie den Büroalltag nicht aktiv mitgestaltet. Sie denkt nicht mit und handelt, anders als eine gute reale Sekretärin während ihrer Anwesenheit im Büro, nicht vorausschauend. Der Manager hat keine mitdenkende Kraft im Rücken, die ihm selbstständig Arbeiten abnimmt und ihn dadurch entlastet. Auch den Kunden fehlt eine feste Ansprechpartnerin. Die Kundenpflege gehört zu den Aufgaben der realen Sekretärin und kann durch den Sekretariatsservice nur telefonisch übernommen werden.