Freiberufler stehen in regelmäßigen Abständen vor der Aufgabe, für die von ihnen geleistete Arbeit korrekte Rechnungen zu erstellen. Eine gute Hilfe zur Orientierung bieten Musterrechnungen im Internet.
Im Gegensatz zum Angestellten muss der Freiberufler Rechnungen stellen, um für seine erbrachten Leistungen das vereinbarte Entgelt zu erhalten. Dabei ist es sowohl für den Auftraggeber, der die Rechnung erhält, als auch für das Finanzamt wichtig, dass die Rechnungen fehlerfrei erstellt werden.
Zwingender Bestandteil einer jeden Rechnung ist die Anschrift des Rechnungsstellers. Vor- und Nachname, Adresse sowie weitere Kontaktdaten wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse sollten in der oberen rechten oder linken Ecke der Rechnung platziert werden. Zusätzlich zu den Kontaktdaten kann bereits hier die Steuernummer aufgeführt werden. Die Steuernummer erhält man vom Finanzamt per Post, nachdem man das Formular zur steuerlichen Erfassung als Freiberufler ausgefüllt hat. Die Erteilung der Nummer durch das Amt dauert im günstigsten Fall nur wenige Tage, unter Umständen kann es auch zu längeren Wartezeiten kommen. Der Empfänger der Rechnung muss ebenfalls vollständig benannt werden: Wichtig ist hier die korrekte Namensnennung des Auftraggebers inklusive eventueller Zusätze wie beispielsweise GmbH oder GbR. Neben dem Erstellungsdatum ist zudem eine fortlaufende Rechnungsnummer nötig. Diese kann vom Rechnungssteller frei gewählt werden, häufig wird dazu das Datum mit der Nummer der Einzelrechnung kombiniert.
Die Aufstellung der einzelnen Leistungsposten sollte in Form einer Tabelle erfolgen und kann direkt in das Rechnungsschreiben integriert werden. Möglich ist auch das Anhängen der Einzelaufstellung auf gesonderten Seiten, auf die innerhalb des Schreibens verwiesen werden muss. Am Ende der Rechnung muss das Leistungsdatum vermerkt sein. Auch ein Hinweis auf die Fälligkeit des Rechnungsbetrags ist notwendig. Zusätzlich empfiehlt sich die Bitte, den Betrag innerhalb eines benannten Zeitraums auf das angegebene Konto zu überweisen. Die Kontoverbindung kann entweder direkt oder gesondert nach der Grußformel und der Unterschrift angegeben werden. Sie besteht aus Kreditinstitut, Bankleitzahl sowie der Kontonummer. Wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, muss ein Hinweis auf die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht erfolgen. Diese ergibt sich aus dem entsprechenden Gesetzesparagraphen, wenn man die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt.
Wer wirklich sicher gehen möchte, dass die Rechnung den Kunden auch tatsächlich erreicht, sollte die Sonderdienste der Post wie Einwurfeinschreiben oder Einschreiben gegen Rückschein wahrnehmen. Dabei dokumentiert der Postbote entweder den Einwurf in den Briefkasten des Empfängers oder er übergibt die Sendung und lässt sich den Empfang quittieren. Auf diese Weise kann der Absender sicher sein, dass die Rechnung ihren Bestimmungsort erreicht hat. Hilfe bei der Rechnungsstellung erhält man unter anderem im Internet. Dort gibt es eine Vielzahl von Portalen für Selbstständige und Freiberufler, auf denen man nützliche Tipps, Ratschläge und Musterrechnungen findet. Die Vorlagen müssen zum Teil nur noch um die eigenen Daten sowie die korrekten Beträge und die laufende Rechnungsnummer ergänzt werden. Jede gestellte Rechnung muss aufbewahrt werden – neben der Sicherung des Dokuments auf der Festplatte empfiehlt sich auch das Ausdrucken und Abheften in einem Ordner.