Eine Geschäftsbrief Vorlage für die Geschäftspost

Nicht immer bleibt im Geschäftsalltag die nötige Zeit, jeden Brief bis ins letzte Detail genau zu formulieren. Oft sind in kurzer Zeit sehr viele Geschäftsbriefe anzufertigen, die trotzdem inhaltlich und formal stimmen sollen. Besonders Ungeübte können sich hier mit einer guten Geschäftsbrief Vorlage behelfen, an deren Aufbau und Formulierungen sie sich dann orientieren. Auf diese Weise hat man einen Vergleich für die eigene Geschäftspost und kann insbesondere vermeiden, Wichtiges zu vergessen. Doch es gibt auch einige Gefahren bei der Verwendung solcher Vorlagen.

Das größte „Risiko“ beim Verfassen der eigenen Briefe anhand einer Vorlage liegt vielleicht darin, dass man allzu sehr an dem vorformulierten Text festhält und sich davon bestimmen lässt. Dann klingen auf einmal alle Briefe, die man schreibt, völlig gleich und folgen demselben Duktus. Eine Geschäftsbrief Vorlage ist aber nicht zum Abschreiben gedacht, sondern stellt ein allgemeines Muster dar. Daran soll man erkennen, wie die Geschäftspost zu unterschiedlichen Anlässen grundsätzlich aussehen kann. Für den eigenen Brief sind dann stets individuelle Anpassungen im Stil und auch im Inhalt nötig.

Entsprechende Vorlagen gibt es zu allen üblichen Geschäftsvorgängen. Unternehmer könnten sich daher dazu verleiten lassen, bei allen Geschäftsvorfällen in den Formular-Baukasten zu greifen, das fast fertige Schreiben herauszuziehen und nur einige Anpassungen hinsichtlich Adresse und dergleichen vorzunehmen. Doch dabei gerät der jeweilige Kontext aus dem Blickfeld, in dem der Geschäftsbrief steht. Das birgt eine weitere Gefahr, die die Verwendung von Vorlagen mit sich bringt: Es könnte eine standardisierte Geschäftskorrespondenz entstehen, die zu wenig auf die einzelnen Geschäftspartner eingeht. Dann klingen nicht nur alle Briefe gleich, sondern alle Briefempfänger werden sich auch wie standardisiert abgefertigt vorkommen. Wenn man derartige Gefahren beim Verwenden einer Geschäftsbrief Vorlage im Blick behält, kann man die vorformulierten Texte als positive Anregung und zum Abgleichen auf Vollständigkeit der eigenen Post jedoch gewinnbringend einsetzen.