Eine elektronische Rechnung einfacher versenden

Grund für die Forderung nach der elektronischen Signatur war die Befürchtung des Gesetzgebers, dass der Inhalt der Rechnung zwischen Versand und Empfang manipuliert werden könnte. Durch die Notwendigkeit der elektronischen Signatur waren die Anforderungen an eine Rechnung in elektronischer Form wesentlich höher als an eine Rechnung in Papierform, da der Ersteller der Rechnung sich zunächst um eine solche Signatur bemühen und diese in den Prozess der Rechnungserstellung einbinden musste. Im Rahmen der Umsetzung gesetzlicher Richtlinien entfällt diese elektronische Signatur aber jetzt, sodass eine elektronisch erstellte und versandte Rechnung der Rechnung auf Papier gleichgestellt ist.

Dies hat entsprechende Auswirkungen auf den allgemeinen Versand von Rechnungen, denn jetzt kann der Versand von Rechnungen ohne Weiteres auch elektronisch erfolgen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang nur, dass eine Nachprüfbarkeit für den Grund der Rechnung und ein entsprechender Zusammenhang zu der jeweiligen Leistung möglich sind. Wie dieser Nachweis erbracht werden soll, obliegt aber dem Steuerpflichtigen, in diesem Fall also dem Ersteller der Rechnung. Wenn durch den entsprechenden Vermerk von Nummern wie einer Kundennummer, einer Auftragsnummer oder eine Lieferscheinnummer der Zweck der Rechnung eindeutig erkennen lässt, so ist damit die Nachprüfbarkeit gegeben. Vorausgesetzt, die Kausalität wird vom Gesetzgeber und den Finanzbehörden anerkannt. Ist dies nicht sicher, kann nach wie vor eine elektronische Signatur mit der Rechnung verwendet werden, aber diese ist keine rechtliche Notwendigkeit mehr.

Wie jede andere Rechnung, so muss auch eine elektronische dabei gewisse Mindestangaben enthalten, um steuerlich und rechtlich wirksam zu sein. So sind in jedem Fall die Adressen des Versenders und des Empfängers der Rechnung erforderlich und müssen klar erkennbar sei. Weiterhin muss deutlich werden, für welche Leistung oder Lieferung die Rechnung erstellt wird. Ist eine Bestellung eines Kunden der Auslöser, so muss der entsprechende Nachweis einer Lieferung durch zum Beispiel eine Lieferscheinnummer auf der Rechnung erkennbar sein. Über die Lieferscheinnummer muss dann ein Bezug zur Bestellung des Kunden hergestellt werden können, sodass das Rechtsgeschäft lückenlos nachvollziehbar ist. Weiterhin müssen die einzelnen Positionen mit einer genauen Bezeichnung, der Menge sowie den jeweiligen Einzelpreisen ausgewiesen sein. Für die Angabe der Umsatzsteuer ist sowohl die Höhe des Steuersatzes als auch die Summe der Steuer auf der Rechnung separat auszuweisen. Eine pauschale Angabe des Steuersatzes ohne Angabe der Summe ist nicht ausreichend. Verzichtet werden kann, unabhängig von der Form der Rechnung, auf eine Unterschrift, allerdings kann diese optional geleistet werden. Und dies sowohl bei einer Elektronischen wie bei einer Rechnung in Papierform.