Die DIN 5008 zur Erstellung von Geschäftsbrief-Muster

Für den täglich anfallenden Schriftverkehr in einem Unternehmen ist meist die Sekretärin zuständig. Neben der täglichen Bearbeitung des Posteingangs gehört auch die schriftliche Kommunikation nach außen (Postausgang) zu ihren Aufgaben. Die Formulierung und das Schreiben von Geschäftsbriefen aus verschiedenen Anlässen sind ein fester Bestandteil ihres Arbeitsalltags.

Werden Geschäftsbriefe der Unternehmen verglichen, so wird festgestellt, dass der Aufbau fast gleich ist. Ein kleines Wunder möchte man meinen. Schließlich gibt es keine gesetzliche Regelung für den Aufbau und den Inhalt eines Geschäftsbriefes. In vielen Unternehmen wird die DIN 5008 bei der Erstellung von Briefen angewandt. Ursächlich dafür ist beispielsweise, dass die DIN 5008 während der Ausbildung in den kaufmännischen Berufen vermittelt wird. Wird der Aufbau eines Geschäftsbriefes betrachtet, so wird eine Gliederung in vier Teilabschnitte sichtbar. Diese werden als Kopfbereich (oder Kopfzeile), Adressbereich, Bezugsbereich (oder Bezugszeichenzeile), Textbereich und Fußbereich (oder Fußzeile) bezeichnet.

Wird Firmenbriefpapier in einem Unternehmen verwendet, so sind im Kopfbereich und im Fußbereich die wesentlichen Angaben bereits vorhanden. Neben dem sogenannten Firmenlogo enthält der Kopfbereich meist alle unternehmensrelevanten Daten. Dazu gehören unter anderem die Firmierung mit Angabe der Geschäftsform und die vollständige Adresse des Unternehmens. Teilweise ist es auch üblich, die Angaben zum Unternehmen, wie die vollständige Anschrift, die Bankverbindung, die Nummern der Telekommunikationsmittel (Telefon, Fax, E-Mail-Adresse, Internetadresse), die Umsatzsteueridentifikationsnummer, die Nummer des Handelsregisterauszugs usw. im Fußbereich zu nennen. Wird im Unternehmen kein Firmenbriefpapier verwendet, ist es sinnvoll, einen Vordruck zu gestalten, in dem diese Angaben standardmäßig im Kopf- beziehungsweise Fußbereich vorhanden sind. Im Adressbereich wird die Adresse des Briefempfängers erfasst. Der Aufbau gestaltet sich nach der DIN 5008 folgendermaßen: In den Zeilen 1 bis 3 (Zusatzzone) wird vermerkt, ob es sich um eine besondere Art eines Briefes (z.B. Einschreiben) handelt. Die Zeilen 4 bis 9 enthalten die eigentliche Anschrift/Adresse des Empfängers. Hierbei ist zu beachten, dass zwischen der Straße und dem Ort keine Leerzeile mehr vorhanden ist. Der Bezugsbereich (Zeile 11 bis 13) ist in fast allen Briefen des Geschäftslebens gleich aufgebaut. Er enthält beispielsweise das Datum, Bearbeiterkennzeichen, Projektangaben oder den Bezug auf erhaltene Schreiben. Ab Zeile 16 kommt der eigentliche Textbereich. In der Zeile erscheint der Betreff oder das Anliegen (Thematik) des Briefes. Hierbei hat es sich bewährt, diese Zeile zu betonen. Nach 2 Leerzeilen kommt die Grußformel und nach einer weiteren Leerzeile folgt der eigentliche Text. Die Gestaltung des Textes ist abhängig vom Anliegen des Briefes. Zu beachten ist hierbei, dass der Briefstil höflich bleibt. Die Rechtschreibung sollte immer überprüft werden, denn nichts ist peinlicher als Rechtschreibfehler. Den Abschluss des Briefes bilden die Grußformel und die Unterschrift. Auch hier gibt es verschiedene Varianten. Häufig verwendet wird zum Beispiel „Mit freundlichen Grüßen“.

Der genannte Aufbau eines Geschäftsbriefes, lässt sich ebenfalls auf den Privatbereich anwenden.