Arbeitszeiterfassung in Excel: oft zu aufwändig

Wo Menschen arbeiten, da wird die Arbeitszeit erfasst, protokolliert und festgehalten. Sei es, weil auf der Anzahl der geleisteten Stunden die Bezahlung basiert, sei es, weil eine bestimmte Wochenarbeitszeit vertraglich vereinbart wurde. Schon lange vor der Erfindung des Computers wurden Arbeitszeiten erfasst. Aus dieser Zeit stammt auch der Begriff der Stechuhr oder Stempeluhr, bei der Arbeitsbeginn und Arbeitsende mechanisch auf die Personalkarte gestempelt wurden.

Heute findet die Arbeitszeiterfassung in Excel oder anderen softwarebasierten Systemen statt. Auch das Stempeln am Firmeneingang ist kein mechanischer Vorgang mehr, auch wenn viele Mitarbeiter dazu immer noch Karten verwenden. Heutzutage handelt es sich dabei meist um Kunststoffkarten im Kreditkartenformat mit eingebautem Chip oder Magnetstreifen, die durch ein Lesegerät geführt werden und so den ankommenden Mitarbeiter identifizieren und seine Zeiten erfassen. Über fortgeschrittene Zeiterfassungssysteme kann man sich an diesen Lesegeräten sogar Statistiken anzeigen lassen, beispielsweise die bereits geleisteten Stunden, eventuelle Überstunden oder Urlaubsansprüche.

In manchen kleineren Firmen findet die Arbeitszeiterfassung in Excel statt. Wenn nur sehr wenige Mitarbeiter vorhanden sind oder es sich sogar um ein Einzelunternehmen handelt, lohnt die Anschaffung einer teuren und ausgereiften Anlage nicht. In solchen Fällen reicht es meist aus, die angefallenen Arbeitsstunden von Hand in einer Tabelle zu erfassen. Vor allem Selbstständige und Freiberufler machen von einer solch einfachen Lösung der Arbeitszeiterfassung in Excel Gebrauch. Sie müssen zwar keinem Arbeitgeber die geleisteten Wochenarbeitsstunden nachweisen, doch häufig wird dem Auftraggeber gegenüber nach Stunden abgerechnet, und dieser möchte durchaus wissen, wie viel Zeit der Freiberufler für sein Projekt aufgewendet hat.

Die Zeiten immer manuell in eine Liste einzutragen, kann aber auch sehr lästig sein. In diesem Fall gibt es Software-Lösungen, die wie eine Stoppuhr im Hintergrund mitlaufen. Mit einem Mausklick kann man hier das Projekt wechseln, für das die Zeit gemessen wird.