Wer für diverse Anlässe eine Urkunde herstellen möchte, für den stehen im Internet kostenlose Urkundenvorlagen bereit. Diese haben ein grafisches Grundgerüst, bei dem nur noch individuelle Daten einzutragen sind.
Eine Urkunde ist nicht immer nur ein offizielles Dokument, das nur von bestimmten Behörden ausgestellt werden darf. Die Herstellung von inoffiziellen Urkunden für Sportfeste, Jubiläen oder andere Anlässe ist durch die heutigen technischen Möglichkeiten ein Leichtes. Da heutzutage fast jeder Haushalt über einen Computer und einen dazugehörigen Drucker verfügt, kann so die Herstellung sehr einfach realisiert werden. Oftmals jedoch ist es ein weiter Weg von der Idee des Urkundenentwurfs bis zum fertigen Ausdruck. Dabei mangelt es sehr häufig an der fehlenden Software zum Erstellen der Urkunde oder dem Fachwissen, wie spezielle Grafikprogramme zu bedienen sind. Zwar enthalten gängige Textprogramme einige grafische Vorlagen für dieses Vorhaben, allerdings sind diese oftmals wenig ansprechend oder thematisch völlig ungeeignet.
Als Alternative dazu stehen kostenlose Urkundenvorlagen als Dateidownload im Internet bereit. Auf diversen Anbieterseiten können Urkunden zu den unterschiedlichsten Themenbereichen heruntergeladen werden. Beispielsweise stehen dazu Urkunden für Sportfeste als auch individuelle Urkunden zu bestimmten Geburtstagen zur Verfügung. Die Vorlagen dazu sind in diversen Formaten vorhanden. So können sie leicht in ein Programm integriert werden, welches das entsprechende Format unterstützt.
Natürlich muss man kostenlose Urkundenvorlagen personalisieren. Dies kann in zwei Methoden geschehen. Zum einen können die Urkunden gedruckt und danach mit einem geeigneten Schreibutensil per Hand beschriftet werden. Dies ist jedoch nicht sehr geeignet für Urkunden, die beispielsweise laminiert oder zusätzlich mit einer individuellen Grafik versehen werden sollen. So ist es beispielsweise üblich, auf Geburtstagsurkunden ein Foto des Geburtstagskindes einzufügen oder auf einer Sporturkunde das entsprechende Wappen des Sportvereins. Diese Urkunden sind nur durch die Bearbeitung mit einem Grafikprogramm realisierbar. Dazu müssen die entsprechenden Grafiken vor dem Druck in die Urkundenvorlage eingearbeitet werden. Auch das Eintragen von persönlichen Daten wie Datum oder Name ist noch vor dem Druck möglich.